各学系：
为进一步加强学院经费的内控管理，规范学院主任基金的使用流程，结合学校财务相关文件、《苏州大学药学院“主任基金”管理条例（试行）》（附件1）精神，将以往报销流程稍作梳理及微调，现将相关事项通知如下：
一、系主任基金预算编制
“主任基金”严格实行预算管理，各学系根据各自预算和学科发展规划情况，每年1-3月份定期编制《2019年度系“主任基金”预算及执行计划》（附件2），未在预算计划内的学术活动，原则上不予受理。
二、经费的使用
（一）“主任基金”预算开支范围是差旅费、专家招待费、专家讲课费等。
（二）邀请专家讲座的相关信息（讲座时间、报告题目、摘要、专家照片等），请提前3天发送至办公室，以便做好会议室预约、网站发布等工作。如有需要接站、入住酒店的，可由办公室落实派车接送、预订酒店等相关协助工作。
（三）为保证学术活动的顺利进行，需提前落实专人做好会场准备（投影、饮用水、加座、签到等），以免影响会场秩序。
（四）讲座结束时，须请专家在《专家讲课费签收表》（附件3），上签字确认（如外籍专家无国内银行卡，可先行垫付，填写附件4）；费用报销时，需按要求填写《邀请学术报告费用报销审批表》（附件5），由系主任、副主任双签，并与附件3（或4），以及所有发票一起（费用垫付的专家需要提交护照复印件），交由办公室办理学院审批、学校财务报销流程。
三、其他说明
（一）“主任基金”报销执行苏州大学相关财务规定。如公务接待标准为120元/人（接待对象10人以内，陪餐人数不得超过3人），工作餐标准为50元/人。
（二）费用报销采用“一讲一报”制，一次讲座，一次报销，所有发票（须经手人签字）统一汇总后统一交至办公室，如无特殊原因，不再接受单独发票的报销。
（三）“主任基金”经费总额和开支范围一般不予调整，确因工作需要，经学院党政联席会议同意，每年可微调1次；上一年度未执行完成系主任基金的将于年底清零，不再流转到下一年度。
附件：
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